Workflow-Automatisierung

Workflow-Automatisierung in Portiny vereint Modulaktionen und Benachrichtigungsregeln in einem System. Kopieren Sie Datensätze zwischen Modulen, bearbeiten Sie Dutzende Zeilen gleichzeitig oder sperren Sie abgeschlossene Daten gegen Überschreibung. Das System versendet E-Mail- oder SMS-Benachrichtigungen automatisch bei Datensatzänderungen — sofort, stündlich oder als tägliche Zusammenfassung.

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Geschäftsprozesse automatisieren — ganz ohne Programmierung

Workflow in Portiny besteht aus zwei Ebenen: Modulaktionen für manuelle und halbautomatische Datenoperationen sowie Benachrichtigungsregeln für vollautomatische Warnmeldungen. Statt Datensätze von Hand zu kopieren oder Erinnerungs-E-Mails zu verschicken, übernimmt das System diese Aufgaben für Sie.

Eine freigegebene Bestellung kopieren Sie mit einem Klick in die Fakturierung — inklusive Feldzuordnung. Ändert sich der Status eines Datensatzes, erhält die zuständige Person automatisch eine E-Mail oder SMS. Alles konfigurierbar direkt aus der Tabellenansicht.

Workflow einrichten in wenigen Minuten

Öffnen Sie den Reiter Aktionen im Modul-Builder

Jedes Modul hat eigene Aktionen. Fügen Sie eine neue hinzu und wählen Sie den Typ — Kopieren, Massenbearbeitung, Sperren oder zusammengesetzte Aktion.

Konfigurieren Sie die Details

Beim Kopieren ordnen Sie Quellfelder dem Zielmodul zu. Bei der Massenbearbeitung legen Sie fest, welche Felder auf welchen Wert gesetzt werden. Zusammengesetzte Aktionen verketten mehrere Schritte in einer garantierten Reihenfolge.

Beschränken Sie den Zugriff auf bestimmte Rollen

Machen Sie die Aktion nur für Vertriebsmitarbeiter, Administratoren oder andere Rollen verfügbar. Bleibt die Liste leer, können alle Benutzer darauf zugreifen.

Führen Sie Aktionen direkt aus der Symbolleiste aus

Markieren Sie Datensätze in der Tabelle, klicken Sie auf die Aktion und bestätigen Sie. Das System führt sie sofort aus.

Praxisbeispiele für Workflow-Automatisierung

Vertrieb

Bestellung zur Rechnung mit einem Klick

Eine freigegebene Bestellung wird ins Fakturierungsmodul kopiert — Kunde, Betrag, Fälligkeitsdatum bereits zugeordnet. Manuelles Abtippen entfällt.

Datenverwaltung

Dutzende Datensätze auf einmal ändern

Monatsende, 80 offene Tickets. Alle markieren, mit einer Aktion den Status auf „Geschlossen" setzen und eine Notiz hinzufügen. Erledigt in Sekunden.

Benachrichtigungen

Automatische E-Mail bei Datensatzänderung

Der Lagerleiter fügt einer Reklamation eine Notiz hinzu — der zuständige Vertriebler erhält sofort eine E-Mail mit allen Details. Niemand muss daran denken, jemanden zu informieren.

Export

Geplanter Datenexport per SFTP

Eine tägliche CSV-Datei mit Bestellungen wird automatisch auf Ihren SFTP-Server hochgeladen. Ansicht, Format und Intervall wählen Sie aus — den Rest erledigt das System.

Was Workflow-Automatisierung bringt

Schluss mit manuellem E-Mail-Versand

Benachrichtigungen gehen automatisch raus — sofort, stündlich, täglich, wöchentlich oder monatlich.

Abgeschlossene Datensätze sperren

Ein finalisiertes Dokument sperren Sie mit einer Aktion. Niemand überschreibt es, bis Sie es wieder entsperren.

Massenoperationen statt Einzelklicks

50 Datensätze markieren und ein Feld auf einmal ändern. Spart Minuten und Nerven.

FQL-Filter in Benachrichtigungen

Senden Sie Warnungen nur für Datensätze, die Ihre Bedingungen erfüllen — etwa Status „Neu" oder Priorität „Hoch".

Empfänger aus den Datensatzdaten

Die Benachrichtigung erreicht genau die Person, die im Datensatz als Verantwortlicher eingetragen ist — E-Mail-Adresse, Benutzer oder ganze Rolle.

Rate-Limiting und Aggregation

Begrenzen Sie die maximale Anzahl an E-Mails pro Stunde. Mehrere Ereignisse werden in einer Zusammenfassung gebündelt.

Zusammengesetzte Aktion: mehrere Schritte, ein Klick

Sie müssen einen Datensatz in ein anderes Modul kopieren, den Status setzen und ihn sperren? Eine zusammengesetzte Aktion verkettet alle drei Schritte in einer Operation mit garantierter Ausführungsreihenfolge. Der Benutzer klickt einmal, das System führt die gesamte Sequenz aus. Die Einrichtung im Builder dauert nur wenige Minuten.